第一條 目的

為使本院會議室有效利用並使之借用單位與管理單位有所依循，特訂定本辦法。

第二條 適用範圍

奇美醫療財團法人奇美醫院『總院』各會議室。

第三條 管理部門

會議室及其內部之設備由『視聽中心』負責管理。

第四條 開放時間

一、全日時段：07：00 ~ 18：00，借用單位得視會議時間區分時段借用；第三醫療大樓、第五醫療大樓週日門禁管制；教學大樓週日門禁管制；第一辦公區週日不開放借用。

二、會議室門禁刷卡亦須配合會議室開放時段方能使用（附件七）。

三、其他時段請事先與管理單位協調後依實際情況調配。

四、借用單位應嚴守使用時間，不得逾時佔用其他場次。

五、會議室供應空調時段：

．第三醫療大樓（331、332會議室）

週一~週五 07：30~22：30

週六 07：30~17：00

週日不供應空調、門禁管制  

．第五醫療大樓（國際會議廳、552、553、554、556、558、561、563、565會議室）

週一~週五 06：30~22：30

週六 06：30~17：00

週日不供應空調、門禁管制

．教學大樓（教-1、教-2會議室）

週一~週五 06：30~22：30

週六 06：30~17：00

週日不供應空調、門禁管制

．第一辦公區（辦-1會議室、電腦教室）

分離式冷氣（全時段）；週日不開放借用

＊非空調時段須使用會議室時，請於一週前於視聽中心網頁下載會議室供應空調及門禁申請單（附件九），以利作業。

第五條 會議室場地與設備配置

一、會議室場地與設備配置（附件一、二）。

二、會議如需借用非配置內之器材（附件三），請借用單位於會前事先至視聽中心借用並領取器材，使用完畢即須歸還。

第六條 會議室（院內）借用標準與手續

一、因教學、集會或接待外賓需借用會議室，應事先至院內網站「網路預訂會議室系統」中預約借用（附件八），取消借用時亦同，借用權限如下：

二、借用單位於會前需事先派員熟悉會議室場地與設備使用，且於使用期間負責門禁管制及場地、設備之維護，違反規定之單位將列為拒絕借用之對象（以單位為對象）。

三、如需視聽中心協助視訊連線與教學直播會議，請於借用會議室時勾選視訊會議／教學直播申請，以便於會前相關聯繫（會議室借用時段請提前半小時以利會前連線作業）（附件四）。

四、會議取消或不使用場地請於會議前5日取消登記借用，會議室未依規定辦理取消登記之借用單位，半年內予以二次會議室違規勸導單勸導（附件五）。

第七條 會議室（院外）借用手續與收費標準

一、國內、外公私立機關團體得委請院內單位租借會議室並上呈電子公文。

二、院內單位為主辦、委辦或協辦單位，須檢附公文會辦「視聽中心」及相關部門後上呈，簽准文件後辦理會議室借用、收費事宜及簽立場地租借使用切結書（附件十）。

三、各會議室收費標準（附件六），繳費手續完成後會議室借用始生效。

四、會議室內外不得有商業行為，借用單位應負責要求使用者遵守本辦法之規範。

五、院外單位、院外委辦或院內主(協)辦會議，會議室借用如臨時取消使用時，需向視聽中心洽退場地費及退借之申請。若取消使用卻未辦理退借除不退還場地費用外並列為拒絕借用對象。

第八條 會議室場地維護

一、會議室各項設備，借用單位未經許可不得擅自移動或私自架設其他設備，須遵守會議室管理人員之規定。

二、會議室嚴禁攜帶食物與飲料進入（可用餐之會議室除外），並應注意環境整潔、垃圾分類與維護公物，借用單位須配合執行及宣導，如有毀損之情事亦應負損害賠償責任，未能配合者以單位為對象列為永久拒絕借用對象。

三、會議室各項設備，使用期間除指定操作人員外，其他人員不得變更設備之設定。

四、未經院方同意不得於院區內任何區域販售、展示或致贈民眾、與會人員任何物品、食物或飲料。

五、會議室全區不可隨意張貼海報，如有特殊需求，須告知會議室管理人員。若場地有任何破壞之情形，則由工務室進行維修，借用者需照價賠償。

六、會場佈置（應先與會議室管理單位聯繫）、錄影、搬運，由單位自行規劃負責。會議結束後借用單位需清除現場物品與會場垃圾，以維持環境整潔。

七、會議室如需加設其他設施（含水電），須由借用單位循院內作業方式提出申請。

八、所有場地嚴禁使用乾冰、拉炮、彩帶噴罐、粉塵、氣球、香檳塔、明火、高溫燈具、蠟燭、瓦斯、煙火特效等危險器材。

第九條 會議室使用注意事項

一、單位借用會議室如遇院方特殊任務需要，由視聽中心依任務之優先順序統一調配，借用單位須予以配合。

二、本辦法若因不可抗力之因素或重大事由經院長室核准外均應遵守。

第十條 傳染病防治及其相關規定

當本院防疫指揮中心開設，期間會議室防疫使用以下條文。

一、額溫大於37.5℃，不可進入本本院會議區。

二、有咳嗽、呼吸道症狀、發燒等症狀，不得進入本院會議區。

三、中央空調開啟並開窗開門確保空氣流通。

四、參加活動（會議）人員，期間應全程戴口罩，並執行手部衛生（洗手或消毒）。

五、會議室全區禁止用餐（含輕食），部分會議室可飲用瓶裝礦泉水。

六、參加活動或會議人員只能在本會議區活動。

備註：相關規定依中央流行疫情指揮中心規定滾動式修正。

第十一條 實施與修訂

本辦法經『視聽中心』訂定呈院方核可後公告實施，修訂時亦同。